Kuidas aruannet kirjutada

Vaata ka: Kuidas kirjutada essee

Mõnes akadeemilises ülesandes küsitakse esseed asemel aruannet ja õpilased on sageli segaduses, mida see tegelikult tähendab.

Samamoodi on paljud inimesed, kes seisavad silmitsi kõrgema juhi aruande taotlusega, vaeva teadma, mida kirjutada.

Sageli tekitab segadust kirjutamisstiil, mida lisada, kasutatav keel, dokumendi pikkus ja muud tegurid.



Selle lehe eesmärk on mõned neist elementidest lahti harutada ja anda teile nõuandeid, mis aitavad teil head aruannet kirjutada.


Mis on aruanne?

Akadeemilises keskkonnas on aruannete ja esseede vahel teatav kattuvus ja neid kahte sõna kasutatakse mõnikord vahetatult, kuid aruandeid on tõenäoliselt vaja äri-, teadus- ja tehnikaõppeainete ning töökoha jaoks.

Kui essees esitatakse argumente ja põhjendusi, siis raportis keskendutakse faktidele.

Põhimõtteliselt on aruanne lühike, terav ja ülevaatlik dokument, mis on kirjutatud konkreetsele eesmärgile ja sihtrühmale. Üldiselt esitatakse ja analüüsitakse olukorda või probleemi, tehes sageli soovitusi edaspidiseks tegevuseks. See on faktidokument ja see peab olema selge ja hästi struktureeritud.

Nõuded aruande täpsele vormile ja sisule varieeruvad organisatsioonides ja osakondades ning õppetöös kursuste, juhendajate ja õppeainete vahel, nii et enne alustamist tasub teada saada, kas konkreetsed juhised on olemas.

Aruanded võivad sisaldada mõnda järgmistest elementidest või kõiki neist:

  • Sündmuste jada või olukorra kirjeldus;
  • Mõistagi tõlgendatakse nende sündmuste või olukorra olulisust, olgu see siis ainult teie enda analüüs või teiste seisukohtade põhjal, muidugi alati hoolikalt viidatud (vt meie lehte Akadeemiline viitamine rohkem informatsiooni);
  • Hinnang faktidele või uurimistöö tulemustele;
  • Arutelu tulevaste tegevussuundade tõenäoliste tulemuste üle;
  • Teie soovitused tegevuse kohta; ja
  • Järeldused.

Kõik need elemendid ei ole igas aruandes hädavajalikud.

Kui kirjutate aruannet töökohal, kontrollige, kas teil on standardseid juhiseid või struktuuri, mida peate kasutama.

Näiteks on Ühendkuningriigis paljudel valitsusministeeriumidel ministrite jaoks ette nähtud aruannete struktuur, mida tuleb täpselt järgida.

Jaod ja numeratsioon

Aruanne on loodud selleks, et juhtida inimesi struktureeritud viisil teabe kaudu, aga ka selleks, et nad saaksid soovitud teabe kiiresti ja lihtsalt üles leida.

Seetõttu on aruannetes tavaliselt nummerdatud jaotised ja alajaotised ning selge ja täielik sisuleht, kus on loetletud kõik pealkirjad. Sellest järeldub, et lehtede nummerdamine on oluline.

Kaasaegsetes tekstitöötlusprogrammides on funktsioone nii sisukordade (TOC) ja leheküljenumbrite kui ka stiilipealkirjade lisamiseks; peaksite neid ära kasutama, kuna neid värskendatakse aruande muutmisel, jaotiste teisaldamisel, lisamisel või kustutamisel automaatselt.


Aruande kirjutamine

Alustamine: eelnev ettevalmistus ja planeerimine


Aruande ülesehitus on väga oluline, et viia lugeja läbi mõtlemise tegevussuuna ja / või otsuseni. Selle kavandamiseks tasub võtta natuke aega.

juhendamisel kasutatakse unikaalseid kuulamisvõtteid, mis ei ole nõustamise ega juhendamise puhul rakendatavad

1. samm: teadke oma lühikokkuvõtet

Tavaliselt saate aruande jaoks selge lühiülevaate, mis sisaldab ka seda, mida te õpite ja kellele see peaks olema koostatud.

Kõigepealt kaaluge oma lühidalt väga hoolikalt ja veenduge, et oleksite selge, kellele aruanne on mõeldud (kui olete üliõpilane, siis mitte ainult teie juhendaja, vaid ka see, kellele see peaks olema kirjutatud) ja miks te kirjutate seda, samuti seda, mida soovite, et lugeja lugemise lõpus teeks: langetaks otsuse või leppiks ehk kokku soovituses.

2. samm: pidage oma lühikest aega meeles

Planeerimise ja kirjutamise ajal pidage kindlasti meeles oma lühidalt: kellele kirjutate ja miks kirjutate?

Kogu teie mõtlemine peab sellele keskenduma, mis võib nõuda, et olete lugemises ja mõtlemises halastamatu. Kõik ebaoluline tuleks ära visata.

Lugedes ja uurides proovige korraldada oma töö teemade kaupa osadeks, umbes nagu a kirjutamine Kirjanduse arvustus .

Veenduge, et jälgiksite oma viiteid, eriti akadeemilise töö osas. Kuigi viitamine on töökohal ehk vähem tähtis, on oluline ka see, et saaksite oma väiteid põhjendada, nii et on kasulik oma teabeallikate jälgimisel.


Aruande struktuur

Nagu täpne sisu, erinevad ka nõuded struktuurile, nii et kontrollige mis tahes juhendis sätestatut.

Ligikaudse juhendina peaksite siiski kavandama lisada vähemalt kokkuvõtte, sissejuhatuse, aruande põhiosa ja jaotise, mis sisaldab teie järeldusi ja soovitusi.

Kokkuvõte

The kokkuvõte või abstraktne on teadusliku aruande sisu lühikokkuvõte. See on väärt kirjutamine viimane, kui teate põhipunktid, mida välja tuua. Lehe pikkus ei tohi olla üle poole lehekülje.

Pidage meeles, et kokkuvõtte eesmärk on anda hõivatud juhtidele kiire kokkuvõte aruande sisust.

Sissejuhatus

The sissejuhatus kirjeldab, mida kavatsete öelda, ja annab lühikese kokkuvõtte käsitletavast probleemist. Samuti peaks see lühidalt puudutama teie järeldusi.

Teata põhiosast

The aruande põhiosa peaks olema hoolikalt üles ehitatud viisil, mis juhataks lugeja teema läbi.

Peaksite selle jaotama osadeks, kasutades nummerdatud alapealkirju, mis on seotud kaalutavate teemade või valdkondadega. Iga teema puhul peaksite püüdma selgelt ja lühidalt välja tuua arutatava põhiküsimuse ning kõik probleemid või lahkarvamused. See võib sisaldada ka eksperimentaalseid tulemusi. Kogu teie esitatud teave peaks olema seotud lühikese ülevaate ja arutatava täpse teemaga.

Kui see pole asjakohane, jätke see välja.

Järeldused ja soovitused

The järeldus sätestab, millised järeldused te teabe põhjal teete, sealhulgas mis tahes katsetulemused. See võib sisaldada soovitusi või need võib olla eraldi jaotises.

Soovitused paku välja, kuidas saaksid olukorda paremaks muuta ja see peaks olema konkreetne, saavutatav ja mõõdetav. Kui teie soovitustel on finantsmõju, peaksite need selgelt sõnastama, võimalusel prognoositavate kuludega.


Sõna kirjutamisstiili kohta

Aruande kirjutamisel peaks teie eesmärk olema täiesti selge. Eelkõige peaks see olema hõlpsasti loetav ja arusaadav ka inimesele, kellel on valdkonnast vähe teadmisi.

Seetõttu peaksite seadma eesmärgiks karge ja täpse teksti, kasutades tavalisi inglise ja lühemaid sõnu, mitte lühemaid lauseid.

Samuti peaksite vältima kõnepruuki. Kui peate kasutama erikeelt, peaksite iga sõna selle kasutamise ajal selgitama. Kui leiate, et olete pidanud seletama rohkem kui umbes viis sõna, kasutate tõenäoliselt liiga palju kõnepruuki ja peate selle mõne lihtsama sõnaga asendama.

Mõelge oma publikule. Kui aruanne on mõeldud konkreetsele isikule kirjutamiseks, kontrollige, kas peaksite selle kirjutama „teile” või võib-olla kolmandale isikule töökohale: „Tegevjuht võib kaaluda…” või „Minister on soovitatav nõustuda… ”.


Viimane hoiatus

Nagu iga akadeemilise ülesande või ametliku kirjatüki puhul, on ka teie töö kasulik, kui teid uuesti läbi loetakse ja halastamatult meele ja stiili järgi redigeeritakse.

Pöörake erilist tähelepanu sellele, kas kogu teie lisatud teave on asjakohane. Samuti pidage meeles ajavormide, grammatika ja õigekirja kontrollimist. Samuti on väärt viimast kontrolli struktuuri nõuete suhtes.

Akadeemilise ülesande jaoks veenduge, et oleksite viidanud täielikult ja õigesti. Nagu alati, kontrollige, kas te pole midagi tahtmatult või tahtlikult plagieerinud ega kopeerinud seda tunnustamata.

Lõpuks küsige endalt:

'Kas minu aruanne täidab oma eesmärki?'

Ainult siis, kui vastus on kindel jah, peaksite selle saatma oma kavandatud adressaadile.

Jätkake:
Kuidas kirjutada ärijuhtumit
Essee kavandamine